Mindenki egyetértene abban, hogy az orvosi hivatal elsődleges feladata a betegek ellátása, azonban ahhoz, hogy a gyakorlatban maradhassanak és virágozhassanak, az irodának meg kell fizetnie a nyújtott szolgáltatásokat. A kódolás, a számlázás és a gyűjtemény létfontosságú része az orvosi személyzet feladatainak, és a megfelelő képzés és iránymutatás létfontosságú e feladatok sikeres elvégzéséhez.
A számlázási osztály nagyon szorosan együttműködik az orvos irodájában dolgozó személyzet kódolásával. Egyes esetekben ugyanaz a személy végzi el a kódolási, számlázási és beszedési feladatokat, de ezek három különböző pozícióban vannak. Míg az egyes munkák egyes aspektusai metszenek a többiekkel, nagyon egyedi feladataik is vannak.
A kódolás valóban megkönnyíti a számlázási folyamatot azáltal, hogy felismerhető kódokon keresztül egységesíti az eljárásokat. A biztosítási társaságok, az összes orvosi gyakorlat és az illetékes gondozó ügynökségek által elismert standard diagnosztikai kódok és eljárási kódok segítségével az orvosi kódoló biztosítja, hogy a biztosító társaságok vagy a "kereskedelmi fizető" vagy a Medicare és Medicaid központok (CMS) felismerik a számlázott tételt, és azt, hogy a diagnózis ezt az eljárást , tesztet vagy kezelést igazolja.
A számlázási folyamat a beteg bevitelétől kezdődik. Fontos, hogy minden betegbiztosítási információt megkapjunk, mielőtt a beteg látni lehetne, hogy lehetséges legyen, hogy minden fél megértse, hogy az egyes látogatások és eljárások mennyit költenek a betegből.
Minél kevesebb meglepetés van a betegeknek a nyújtott szolgáltatásokért fizetett összegért, annál boldogabb lesz mindenki. Amikor a beteg megérkezik, és bemutatja a biztosítási információkat, létfontosságú, hogy az adott információ a biztosítótársaságnál aktívnak, az engedélyezett előnyöknek megfelelően ellenőrizhető legyen, és hogy a szolgáltató jelenleg szerződéskötésre kerül az adott megbízóval.
A weboldalak félretájékoztatással járnak, a szerződések megszűnnek, és az előnyök megváltoznak, így az adatok ellenőrzése nagyon fontos.
Annak érdekében, hogy időt, bevételt és súlyosbodást takaríthasson meg, az irodai látogatás szokásos alkalmazási körén kívül eső eljárásokat előzetesen vagy az adott biztosítási terv határidején belül előzetesen jóvá kell hagyni. Az esetleges befizetéseket a betegtől az eljárás, vizsgálat, terápia vagy kezelés előtt meg kell vitatni és összegyűjteni. A Copay-t mindig fizetni kell, mielőtt a beteget az orvos is látja, hogy elkerülje a későbbi problémákat.
A lejárt összegek gyűjteménye a megtérítés legkevésbé hatékony módja. Minél hosszabb a törvényjavaslat, annál kevésbé valószínű, hogy begyűjtésre kerül, és minél több pénzt költ az irodában az időben és a bérszámfejtésben. Ez a legjobb ok arra, hogy hatékony kódoló és számlázási munkatársa legyen az orvosi rendelőben.
A kereskedelmi megbízó által elutasított követelés valószínűsíthető oka annak, hogy a számlát időben nem fizették meg. Ha mind a beteg, mind a személyzet előzetesen elvégezte a kellő gondosságot, akkor ez kevésbé valószínű, de ez megtörténik. Szükség lehet a személyzet fellebbezésére bármilyen magyarázattal vagy magyarázattal. A páciens fellebbezése egy másik megoldás, de a betegnek tudatában kell lennie annak a lehetőségnek, hogy minden fennálló egyenlegért felelős lesz.
Míg a fizetõi szerzõdés gyakran az elsõ üzleti megbízások közé tartozik, amikor kitölti a beteg beviteli papírokat, valószínûsíthetõ, hogy a beteg nem olvasta el alaposan a dokumentumot. Néha a beteg nem érezte jól magát abban az időben, és nem figyelt a dokumentumra, vagy egyszerűen csak azt várják, hogy a legtöbb vagy az összes számlát a biztosító fizet. A pénzügyi felelősség kérdésének megvitatása előtt a leghatékonyabb cselekvési irány a kellemetlen és esetleg érzelmi találkozások elkerülése érdekében.
A kódolás, a számlázás és a gyűjtemények fontosak a virágzó egészségügyi intézményekben, függetlenül attól, hogy milyen méretűek vagy különlegesek.
Megfelelő képzés, folyamatos oktatás, és a jogszabályok, kódok vagy biztosítási gyakorlatok jelenlegi változásainak oktatása elengedhetetlen. A naprakész referenciaanyagok és berendezések lehetővé teszik, hogy ezek a munkatársak pozitív hatást gyakoroljanak mind a betegekre, mind az orvosi hivatalra.