Válassza ki a megfelelő időzítést, állítson be napirendet, elemezheti a folyamatos fontosságú elemeket
Az orvosi személyzet ülései nagyon hatékonyak lehetnek, ha hatékonyan és eredményesen használják fel. Az ülések a kommunikáció nagyszerű formáját jelentik az egész gyakorlat számára, és rendszeres időközönként meg kell tartani őket. Ha a találkozókat hetente, kéthetente, vagy akár havonta is rendezik, a vezetők és a személyzet időben fel tudják keresni az irodai kérdéseket.
Sok esetben a találkozók hatástalanok lehetnek, ha nincs elegendő terv a határidők elhelyezésére, vagy a bemutatott információ nem megfelelően szervezett. Íme néhány módszer arra, hogy hatékonyabb orvosi irodai találkozókat tudj megtenni.
1 -
A napirendEgy szabványos napirend kifejlesztése lehetővé teszi, hogy minden egyes ülésen fontossági sorrendben foglalkozzon a legfontosabb témákkal. Ez lehetővé teszi, hogy az egyes ülések gördülékenyen haladjanak, és a témában maradjanak elegendő idő, hogy megvitassák az összes legfontosabb témát. Sokszor találkozik a tervezett idő alatt, de a találkozó időben befejeződhet, amíg a fontos kérdések foglalkoznak.
A tipikus találkozó napirendje:
- Üdvözöljük és bevezetjük
- távollétek
- Az előző ülés jegyzőkönyve
- Az előző ülésből származó kérdések
- Az elemek felsorolása fontossági sorrendben
- Bármely más üzlet, amely lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy más témákat is felmutathassanak
- Bármely új üzlet a következő találkozóra
- Zárja be az ülést
Az elemek listáján szerepeljen olyan szabványos tételek, amelyeket minden találkozón meg kell vizsgálni. Ezek lehetnek fertőzésellenőrzés, HIPAA és pénzügyi célok.
Keresse meg a visszatérő elemeket a korábbi napirendek közül, például a követelések megtagadása, a hosszú várakozási idők és a betegek elégedettségével kapcsolatos problémák.
2 -
A betegek igényeinek kielégítéséhez szükséges idő gyakorisága és időtartamaAz iroda találkozóinak gyakorisága és hossza számos tényezőtől függ. Az orvosi hivatal időbeli korlátozása miatt az értekezletek nem akadályozhatják a betegellátást.
A találkozó legjobb időpontja órák vagy a nap lassú ideje alatt. Így az ülésen kevés vagy semmilyen megszakítás lenne, és időben elkezdhet és befejezhet. A kéthetente vagy havi személyzet találkozója, amely legfeljebb egy óránál hosszabb, kényelmesebb lenne.
Egyes vezetők esetleg havonta egyszer találkozhatnak kisebb csoportokkal vagy egyéni munkatársakkal, hogy konkrétabb témákkal foglalkozzanak. Ez egy fontos lépés, amely gyakran kimaradt a találkozási tervekből. A kisebb csoportok vagy az egyéni találkozók lehetővé teszik az embereknek, hogy előadják vagy megvitassák azokat a témákat, amelyekről nem hajlandók beszélni egy nagyobb csoport előtt. A vezetők ezt a lehetőséget is használhatják a bizalmas kérdések megvitatására a személyzet tagjaival, anélkül, hogy bárki is érezheti magát.
3 -
Beszéljétek meg fontossági elemeket az orvosi környezetbenBár az egyes hivatalok eltérőek, az orvosi hivatal dinamikája nagyon hasonló természetű. Bizonyos témákon meg kell érinteni minden találkozót annak biztosítására, hogy az orvosi hivatal megfeleljen az állami és szövetségi iránymutatásoknak.
- HIPAA: Minden egészségügyi szolgáltató felelőssége, hogy folyamatosan képzett és tájékozott legyen a HIPAA megfelelőségéről . Akár szándékos, akár véletlen, a PHI jogosulatlan közzététele a HIPAA megsértésének minősül. Emlékeztesse munkatársait minden egyes megbeszélésre arról, mennyire fontos az információ felfedésének elkerülése a rutin beszélgetéseken keresztül; a betegek tájékoztatása a várakozó helyeken, folyosókon vagy lifteken; a PHI megfelelő ártalmatlanítása; és az információkhoz való hozzáférést szigorúan azokra a munkavállalókra korlátozzák, akiknek a munkája ezt az információt igényli.
- Fertőzésellenőrzés: A fertőző betegségek terjedésének megakadályozása a fertőzések ellenőrzésének fő célja az orvosi hivatalban. Mint mindannyian tudjuk, a megfelelő kézmosás a fertőzések terjedésének megelőzésének leghatékonyabb módja. Azonban a kézmosás önmagában nem képes elvégezni a munkát. A barátságos emlékeztetők hosszú utat tehetnek a személyzet és a betegek biztonsága érdekében.
- Pénzügyi célok: Minden egészségügyi intézmény sikere az orvosi hivatal pénzügyi politikájának erejétől és az irodai pénzügyi célkitűzések teljesítésétől függ. A személyzet folyamatos tájékoztatása arról, hogy az iroda milyen jól vagy rosszul teljesít, az egyik módja annak, hogy továbbra is jól teljesítsen vagy javuljon. Az iroda pénzügyi helyzete ugyanolyan fontos a személyzet számára, mert tudják, hogy mindaddig, amíg az iroda pénzügyileg jól teljesít, biztosabbak lesznek a munkájukban.