5 Komponensek a hatékony belső kontrollokhoz

Megelőzni és észlelni az alkalmazottak kötelességszegését az orvosi hivatalban

A belső ellenőrzéseket úgy definiálják, mint a csalás elrettentésére, a vállalati erőforrások védelmére, valamint a törvények és rendeletek betartásának biztosítására. A belső ellenőrzések csak akkor hatékonyak, ha azokat az orvosi hivatal egyedi igényei határozzák meg, végrehajtják, felügyelik és mérik annak érdekében, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a tervek szerint működnek.

Az orvosi hivatalnak proaktív megközelítést kell alkalmaznia a munkavállalók rossz magatartásának megakadályozására és észlelésére a belső ellenőrzésekre vonatkozó politikával. A megelőzés és az észlelés nagyon fontos szerepet játszik a belső ellenőrzési folyamatban, minimálisra csökkenti a kockázatok bizonyos szintjét.

1 -

Bérleti gyakorlatok

A legjobb orvosi személyzet felvétele hatékony módja a belső ellenőrzési folyamat megerősítésének. Az alapos előválasztás jelöltjeinek kompetens, megbízható és megbízható alkalmazottai csak jó üzleti értelemben szolgálnak. A háttérellenőrzések és a referenciaellenőrzések könnyű módszerek az esetleges rossz almák gyomaradására, és megakadályozzák bizonyos emberek számára, hogy alkalmazzák a munkát.

Bár a korábbi munkaadók nem adhatnak meg semmilyen információt a foglalkoztatási státusz és a rehire-jogosultság kivételével, kérheti, hogy a kérelmezők a korábbi felügyelők vagy munkatársak elérhetőségi adatait kapják részletesebb információk megszerzése érdekében. A háttérellenőrzések, beleértve a hitelellenőrzéseket is, részletesen ismertetik a kérelmező személyes előzményeit.

Több

2 -

Feladatok elkülönítése

A feladatok elkülönítése megakadályozza, hogy az egyik alkalmazott felelősséget vállaljon a pénzügyek kezelésével járó több ügyletért. Amikor egy alkalmazottnak pénzzel kell kezelnie, egy személynek kell lennie, aki engedélyezi bizonyos tranzakciókat, egy másik feldolgozóért felelős személyt, és egy másikat a megbékéléshez és a nyilvántartáshoz. Ez biztosítja, hogy senki sem végezhet olyan feladatot, amelyet egy másik személy nem észlel vagy ellenőriz.

A feladatok elkülönítése megnehezíti a pénzmennyiség elvesztését, függetlenül attól, hogy az az orvosi hivatal recepciós szintjén vagy adminisztratív szintjén van-e. Amikor az alkalmazottak tudják, hogy minden folyamat nyomon követésre és nyomon követésre kerül, akkor ösztönzi a pontosságot és a becsületességet a feladatok elvégzésében.

3 -

Dokumentáció

Minden pénzügyi tranzakciónak papíralapúnak kell lennie. A dokumentáció nemcsak a cselekmények írásának vagy dokumentálásának gyakorlata, hanem az összes pénzügyi nyilvántartás másolatainak, például számláknak és fizetési átutalásoknak a megőrzése. A munkavállalók figyelmét fel kell hívni arra, hogy soha ne végezzenek tranzakciót verbális kérelem alapján.

A érvényes dokumentáció tartalmazza a hivatalos orvosi irodai nyomtatványokat, levélpapírokat vagy számlákat, és szükség esetén az aláírással fel kell hatalmazni. A csekkeknek mindig számlával kell rendelkezniük, a visszatérítéshez, a pénzátutaláshoz vagy a fizetési megbízáshoz. A készpénz csak akkor fogadható el, soha nem adható ki, kivéve, ha visszaadja a beteg változását. A pénztárkészlet-egyeztetést az egyes műszak kezdetén és végén is dokumentálni kell.

4 -

Fizikai és elektronikus biztosítékok

A széfek, riasztórendszerek, kamerák és zárak használata segítheti az orvosi rendelőt az adatok, a készletek, az eszközök és a pénz védelmében.

1. Tartsa a készpénzes dobozokat, csekkeket és átvételi elismervényeket, amelyeket az orvosi hivatal személyzete korlátozott hozzáféréssel letárol. A kombinációkat rendszeresen módosítani kell.

2. Vészjelző rendszerek vannak a helyükre órák és nem működő napok alatt.

3. Kamerák elhelyezhetők minden bejáratnál és kijáratnál, a recepción, és a széfre irányulnak.

4. Mindig tartsa az ajtókat az ellátó helyiségbe és / vagy a gyógyszertári szekrénybe, és csak szükség esetén hozzáférést biztosít bizonyos területekhez.

Az elektronikus biztosítékok magukban foglalják a jelszavak használatát és korlátozzák a hozzáférést az engedélyezett személyzethez.

5 -

Monitoring műveletek

Bármely belső ellenőrzési folyamat hiányos lenne a műveletek felügyeletének módja nélkül. A belső ellenőrzések monitoringja magában foglalja a napi működés felülvizsgálatát a folyamatok megfelelő működésének biztosítása érdekében.

1. Készpénzegyeztetés

2. Számlák vagy diagramok auditálása

3. Ellenőrzés a jelentések összehasonlításával

4. Rendszeres készletellenőrzés

Szoros figyelemmel kell lenni minden folyamatra, de elsősorban az orvosi irodavezetőnek kell:

1. Szabályok és célok létrehozása

2. Közölje velük az összes munkatársat

3. Rendszeres visszajelzést ad