E-mail Netiquette iránymutatások

Az elektronikus kommunikáció napjainkban egyre népszerűbb, mint a telefonhívások, a "csiga" levél és még néhány esetben a személyes találkozók is. Minden szakmai környezetben, beleértve az orvosi rendelőt is, fontos megfontolni több dolgot, amikor e-maileket küld munkatársainak, betegeknek, orvosoknak, kórházaknak, forgalmazóknak vagy más szakembereknek.

Az emberek nagy részét a nap nyitva és olvasni e-maileket.

Értékes időt nem szabad kihasználni a nem hatékony és jelentéktelen e-mailekre. Ugyanazt a professzionalitást, amelyet a telefonon, a levél levelezésében vagy szemtől-szembe kell helyezni, egy e-mailben is meg kell jeleníteni. Ne felejtsük el, hogy az e-mail egyfajta kommunikáció, és az az egyetlen dolog, ami fontos az üzenet értelmezésének módja.

Mielőtt létrehozna és küldene egy e-mailt, kérdezze meg magának néhány kérdést.

E-mail etikett 1. szabály

Ne felejtse el az üzenet tartalmát, mielőtt megnyomná a SEND gombot. Győződjön meg róla, hogy az e-mail a megfelelő kommunikációs forma az üzenethez, nem pedig telefonhívás vagy értekezlet helyett. Ne feledje, hogy a tartalomnak tükröznie kell az Ön Orvosi Hivatala által elvárt képi és szakmai színvonalat.

Ne küldjön, továbbítson vagy válaszoljon semmiféle obszcén, sértő, rágalmazó, rágalmazó, rasszista vagy szexuális jellegű e-mailre. A büntetések súlyosak lehetnek Önnél és az Orvosi Hivatalnál.

E-mail etikett 2. szabály

Használjon megfelelő nyelvtant, írásjeleket és helyesírást. Ismét üzeneted tükrözi az Orvosi Hivatalt.

Szintén ügyeljen arra, hogy az üzenetet tömören tartsa, és használja az üzenet megfelelő elrendezését, ami megkönnyíti az olvasást. Tekintse át az e-mailt az SEND megérkezése előtt.

Ne használja az összes CAPS-ot, mert ez az online világban kiabál vagy üvölt. Használjon félkövér vagy dőlt betűket egy szó vagy kifejezés hangsúlyozására. Kerülje a rendkívül díszes vagy furcsa betűkészletek használatát, mivel ez megnehezíti az e-mailek olvasását.

E-mail etikett 3. szabály

Győződjön meg róla, hogy az e-mailt a megfelelő címzettnek küldték. Az orvosi hivatalban lévő információkat, különösen a betegekkel kapcsolatos információkat illetően, meg kell osztani a tudásalapú ismeretek szükségességéről. Vegye figyelembe azt is, hogy az emberek úgy tekinthetnek, hogy "nem levélszemétként" relevánsak.

Ne ossza meg személyes és bizalmas információit, és ne csatolja a betegek fájljait e-mailben. Használja a betegszámlaszámokat vagy az egészségügyi rekordszámokat, hogy tanácsot adjon valakinek a fiók felülvizsgálatára. Az Ön adatait ott meg kell jegyezni.

E-mail etikett 4. szabály

Válaszoljon a szakmai e-mailekre 24 órán belül, amikor csak lehetséges. Ha ez nem ad elég időt, legalább válaszoljon arról, hogy megkapta az e-mailt, és a lehető leghamarabb vissza fog térni hozzájuk.

Ne válaszoljon a spamre vagy az előfizetés / leiratkozás iránti kérelmekre.

Ez csak több spamt generál, ami elárasztja az üzleti e-mail címét.

E-mail etikett 5. szabály

Tarts ki érzelmeket az e-mailekből. Légy udvarias és professzionális. Tudja, ki lehet informális, miután elegendő idő telt el az ilyen típusú kapcsolatok kiépítéséhez.

Ne mondj semmit az e-mailben, amely később megbánni fog. Legyen óvatos, ha az e-mailt dühében küldi vagy válaszol. Soha ne tegyen személyes megjegyzéseket egy másik személyről, olyan megjegyzéseket tegyen, amelyek sértenének valakit, vagy bármit mondana, amit személyesen nem mondana.

E-mail etikett 6. szabály

A humor, a viccek és az irónia minimálisra csökkenjen. A szándék gyakran "elveszett a fordításban" az e-mailekben, és az emberek nem mindig kapják meg a viccet.

Gondold át a címzett szempontjából.

Ne küldje, továbbítsa vagy válaszoljon a láncbetűkre. Ez szakszerűtlen viselkedés, és néhány ember ezt szemetesként látja. Ne feledje, hogy az elküldött tartalomnak tükröznie kell az orvosi hivatalból elvárt képi és szakmai színvonalat.