A recepció személyzete általában az első kapcsolattartás a betegnek az irodájával. Nem csak a telefonra vagy a betegek üdvözlésére válaszolnak. Ők is felelősek a megbeszélések ütemezéséért és a beteg demográfiai információinak megszerzéséért. Képesnek kell lennie arra, hogy lépést tartson az orvosi hivatal gyors ütemével, és nagy figyelmet fordítson a részletekre. Itt van a recepció személyzetének 8 felelőssége.
1 -
Üdvözli és köszönti ...A recepciós személy személyesen fogadja és üdvözli a betegeket és a látogatókat, személyesen vagy telefonon keresztül. Mint mindenki tudja, az első benyomások tartósak. Az ügyfelek által az orvosi gyakorlatról kapott első benyomások gyakran az irodai munkatársakból származnak, ami kulcsfontosságú a szervezet sikeréhez. A magas színvonalú ellátás és a kiváló ügyfélszolgálat biztosítja az orvosi hivatal bevételeinek csökkenését a betegek elégedettségének magas szintje miatt.
2 -
Válaszol a hívásra…miközben egy udvarias, következetes telefonos módon tartja a megfelelő telefonos etikettet. A jó telefonos viselkedés egyszerű feladat. Ahhoz, hogy jó telefonos modora legyen, egyszerűen azt jelenti, hogy professzionális és másokat kezelsz, ahogyan azt szeretnéd, hogy kezeljétek, ha te voltál a hívó. Fontos, hogy az orvosi irodai munkatársak következetesen udvarias, következetes módon telefonáljanak. Amikor a beteg hív, a recepció személyzete kezeli a telefonhívást, és meghatározza, hogyan érzékeli a létesítményét.
3 -
Tartja a recepciót ...tiszta és szervezett. Az orvosi irodájának tisztítása nem csak arról szól, hogy néz ki. A tiszta orvosi hivatal alapvető fontosságú a dolgozók és a betegek biztonságos és egészséges megőrzéséhez. Az orvosi hivatal baktériumoktól mentes tartása nem csak arról szól, hogy mi van a felületen; az egészséges, steril környezet megteremtése a fertőző betegségek megelőzésére.
4 -
Új betegek regisztrálása ...és frissíti a meglévő demográfiai betegségeket a beteg részletes betegadatait, beleértve a személyes és pénzügyi információkat is. A páciens-fiók ciklusa a páciens demográfiai információinak kezdeti beérkezéséből ered, amely tartalmazza a páciens demográfiai és biztosítási információit. Érvénytelen információk késleltethetik a fizetést.
5 -
Megkönnyíti a beteg áramlását ...a betegek beérkezéséről való értesítéssel, tudatában a késedelmeknek, valamint a betegekkel és klinikai személyzettel való kommunikációban. Ha az Ön orvosi rendelője nem elégedett az egész folyamattal, akkor nem térhetnek vissza. A magas színvonalú ellátás és a kiváló ügyfélszolgálat biztosítja az orvosi hivatal bevételeinek csökkenését a betegek elégedettségének magas szintje miatt. A betegek valószínűleg továbbra is visszatérnek mindaddig, amíg elégedettek az egész folyamattal.
6 -
Reagál ...a betegek, a várható betegek és a látogatói érdeklődést udvarias módon. Az aktív hallgatásnak nevezett technika hasznos eszköz ahhoz, hogy a megértés teljes legyen. Ebben a technikában a hallgató új szavakat fogalmaz meg a saját szavaikban hallott információkról. Ha ez az információ helyes, akkor a csere befejeződött, ha nem, az információ feladója korrigálhatja a félreértéseket. Ez a csere csak egy kis időt vesz igénybe, és hatékony eszköze az elszámoltathatóság megteremtésének, mivel a csereprogramban részt vevő mindenki tudja, hogy az elvárások egyértelműek és érthetőek.
7 -
Egészségügyi irodai kellékek ...megfelelően fel van tüntetve a leltár szükségleteinek előrejelzésével, megbízások megrendelésével és az irodai berendezések felügyeletével.
8 -
Védi a beteg bizalmasságát ...azáltal, hogy biztosítja a védett egészségügyi információk védelmét, mivel nem hagyja a PHI-t egyszerű webhelyen, és bezárja a számítógépet, mielőtt elhagyná felügyelet nélkül. A betegek titkosságának fenntartása nemcsak azt jelenti, hogy a betegek biztonságban vannak abban, hogy az orvosi kezelésben részesülnek, hanem a törvény is. Bármely szervezet, amely hozzáfér a betegek egészségügyi információihoz, egy lefoglalt jogalanynak tekintendő, és a törvény előírja a HIPAA rendelkezéseinek való megfelelést, vagy polgári és / vagy büntetőjogi szankciókkal szembesül. Rendkívül fontos, hogy az orvosi nyilvántartások bizalmasak maradjanak, és azokhoz nem férhetnek hozzá olyan személyek, akiknek nincs megfelelő engedélyük. A páciens védett egészségügyi információinak (PHI) engedélyezése nélkül történő közzététele az Adatvédelmi szabály megsértésének minősül.