5 fontos recepciós funkció

Az orvosi hivatal recepciója nagyon elfoglalt hely lehet. A recepció személyzete elengedhetetlen az orvosi hivatal zavartalan működéséhez. A recepció személyzete általában recepciós és / vagy orvosi asszisztensekből áll, az orvosi hivatal nagyságától függően egy személy is lehet. A klinikai feladatokat félretéve, a recepció öt adminisztratív feladatot lát el:

1. A betegek üdvözlése
2. A telefon fogadása és kezelése
3. A találkozók ütemezése
4. Interoffice kommunikáció
5. Külső levelezés

1 -

Üdvözlő betegek

A betegek üdvözlése nem csak arról szól, hogy mit mondasz, hanem arról is, hogy hogyan lép be a betegekkel. A recepció felelős azért, hogy a betegeket szívesen fogadják.

A recepció az első olyan benyomás, amelyet a páciens az orvosi gyakorlat megérkezésénél vagy látogatásakor kap. Fontos, hogy a recepció kivételes ügyfélszolgálatot nyújt, és az orvosi gyakorlat pozitív ábrázolása.

Itt vannak más módok a betegek üdvözlésére:

• Válaszolja a telefont, miközben udvarias, következetes módon tartja a megfelelő telefonos etikettet
• A recepció tiszta és szervezett
• Regisztrálja az új betegeket, és frissíti a meglévő demográfiai betegségeket a beteg részletes betegadatait, beleértve személyes és pénzügyi adatait is
• A betegek áramlását megkönnyíti a betegek beérkezéséről való tájékoztatás, a késések késedelmes észlelése és a betegekkel és klinikai személyzettel való kommunikáció
• A betegek, a leendő betegek és a látogatók kérdései udvarias módon reagálnak

2 -

Kezeli a telefont

Miközben a telefon udvariasan és következetesen válaszol a páciensek üdvözlésére, ez nem az egyetlen feladata a recepciós telefonos kötelezettségeinek. A recepció feladata az összes bejövő hívás fogadása, valamint szükség esetén a kimenő hívások megadása.

• Bejövő hívások: A bejövő hívások pácienshívásokból, távértékesítőkből, gyógyszerkészítményekből, más orvosokból és még sok másból állnak. A recepciónak megfelelő telefonos etikettet kell használnia a telefonok ezen kommunikációs képességekkel való kezelése során: aktív hallgatóknak, jó telefonos szokásoknak, képernyőhívásoknak, tapintatnak, kérdéseket tegyenek fel és titokban tartsák.
• Kimenő hívások: Néha előfordulhat, hogy a recepciónak ki kell állítania a kimenő hívásokat, hogy megbeszélje a beteglátogatást, a kinevezéseken kívül vagy átirányításokat, illetve rendeljenek ellátásokat. Az orvosi hivatal képviselőjeként ugyanolyan fontos a megfelelő telefonos etikett használata.

3 -

Ülések rendezése

Hatékony ütemezésre van szükség a kiváló páciens tapasztalat és a sima betegáramlás érdekében. A legtöbb orvosi hivatalok ütemező szoftvereket használnak, amelyek egyszerű és egyszerűvé teszik az ütemezési találkozókat. Azonban a recepciónak képesnek kell lennie arra, hogy kitöltse a lemondásokat vagy a nem-bemutatókat, és hatékonyan kommunikáljon a betegek és az orvosok változásai között.

4 -

Interoffice kommunikáció

Az orvosi rendelő recepciója olyan, mint egy kommunikációs központ. A legtöbb interoffice kommunikáció átkerül a recepción, különösen akkor, ha magában foglalja a beteggel kapcsolatos adminisztratív feladatokat.

A leghatékonyabb kommunikáció érdekében a világos és tömör információk fontosak. Akár egy emlékeztetőben, egy írásos kommunikációban, egy belső irodai e-mailben, egy-egy interakcióban vagy egy csoportos beállításban fontos, hogy ragaszkodjon a témához, és nem a kiesett pontig.

A hatékony interoffice kommunikációhoz szükséges alapvető készségek a következők:

• Telefonos etikett
• Vevőszolgálat
• Alapvető szó és excel programok
• Idő beosztás
• Szervezeti készségek

5 -

Külső kommunikáció

A külső kommunikáció potenciális kommunikációt jelent a gyártókkal, más orvosokkal, biztosítótársaságokkal és más vállalkozásokkal. Ez szükségessé teheti a kimenő telefonhívásokat, a professzionális betűket, a faxküldést és a levélküldést.

Az irodai eljárások ismerete általában egy tanúsítványban vagy Associates diplomával szerzett egy üzleti programban, beleértve az adminisztratív folyamatokat és eljárásokat, a követelések feldolgozását, a betegdiagramok készítését és az alapvető számítógépes ismereteket. Alapvető adminisztratív asszisztens készségek és képesek megfelelően működtetni az irodai berendezéseket fontosak az elülső irodai sikerhez.